Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

Regulamin

przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

w Gminnym Ośrodku Kultury „Jemioła” w Ślemieniu

 

Rozdział I

Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków

 

1. Regulamin ma zastosowanie do skarg i wniosków składanych pod adresem GOK „Jemioła” w Ślemieniu i jej Pracowników w związku z wykonywanymi zadaniami.
2. W Gminnym Ośrodku Kultury „Jemioła” w Ślemieniu wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez dyrektora.
3. Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
   1. pisemnie;
   2. telefonicznie:
   3. pocztą elektroniczną;
   4. ustnie do protokołu – zał. 1.
4. Dyrektor w sprawach osobistego zgłaszania skarg i wniosków przyjmuje w dniach: poniedziałek – 7:30 – 8:00 oraz czwartek 14:30 – 15:00
5. Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków wg. wzoru – zał. 2
6. Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.
7. Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
   1. liczba porządkowa,
   2. data wpływu skargi/wniosku,
   3. data rejestrowania skargi/wniosku,
   4. adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,
   5. informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,
   6. termin załatwienia skargi/wniosku,
   7. imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
   8. data załatwienia,
   9. sposób załatwienia,
   10. krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy
8. Dyrektor na żądanie zgłaszającego potwierdza złożenie skargi lub wniosku.
9. Skargi, wnioski bądź protokoły (wraz z Rejestrem) są przechowywane w teczce: „Skargi i wnioski” u Dyrektora.

 

Rozdział II

Kwalifikowanie skarg i wniosków

 

1. Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.
2. Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
3. Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
4. Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
5. Skargi/wnioski nienależące do kompetencji GOK należy zarejestrować, a następnie przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo też zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ. Kopię skargi/wniosku i pism GOK przechowuje się w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.
6. Skargę/wniosek dotyczącą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie przesłać kopię skargi/wniosku właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego. Kopię skargi/wniosku i pism GOK przechowuje się w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.

 

 

Rozdział III

Rozpatrywanie skarg i wniosków

 

1. Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor GOK.
2. Jeżeli rozpatrzenie skargi/wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy Przyjmujący zbiera odpowiednie materiały. W tym celu może zgłosić się do innych organów lub osób o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień.
3. Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:
   1. oryginał skargi/wniosku,
   2. notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego – zał. 3,
   3. materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,
   4. odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,
   5. inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
4. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
   1. wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
   2. imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
5. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

 

 

Rozdział IV

Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

 

1. Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
2. Skargę/wniosek rozpatruje się do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.
3. Do siedmiu dni należy:
   1. przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, jeśli nie ma możliwości ich załatwienia w określonym terminie - zał. 4
   2. zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku, - zał. 5
4. Skargi/wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych lub prawnych.

 

Załączniki:

1. Protokół przyjęcia skargi ustnej,
2. Wzór rejestru skarg i wniosków,
3. Notatka służbowa.
4. Informacja o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi/wniosku
5. Prośba o dodatkowe informacje